Föreningen Trädets integritetspolicy

Med ny lagstiftning från 2018 (GDPR 25 maj 2018) har föreningen Trädet att förhålla sig till nya riktlinjer och därför tagit fram en policy som följer den nya lagen. Medlemskapet och de då insamlade fakta i vårt medlemsregister är vårt främsta verktyg med information.

Föreningen Trädet värnar om din personliga integritet. Denna dataskyddspolicy förklarar hur Föreningen Trädet samlar in och använder dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskydd genom att skicka ett e-postmeddelande till oss på info@foreningen-tradet.se

Genom att använda Föreningen Trädets tjänster, accepterar du vår integritetspolicy och vår behandling av dina personuppgifter. Du godkänner också att Föreningen Trädet använder elektroniska kommunikationskanaler för att skicka information till dig. Det är viktigt att du läser och förstår vår dataskyddspolicy innan du använder våra tjänster.

För att kunna erbjuda dig våra tjänster behöver vi behandla dina personuppgifter enligt nedan. Vi gör det med största möjliga hänsyn till din integritet.

Information om personuppgiftsbehandling

Kooperativa kultur- och fritidsföreningen Trädet (Föreningen Trädet) behandlar personuppgifter i enlighet med svensk lag. När du får dina personuppgifter registrerade eller på annat sätt behandlade har du rätt till viss information som vi nu tillhandahåller dig.

Föreningen Trädet är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Du kan alltid komma i kontakt med Föreningen Trädet genom att kontakta oss på info@foreningen –tradet.se. Medlemskapet i Föreningen Trädet är frivilligt och det är även lämnandet av dina personuppgifter men Föreningen Trädet behöver vissa personuppgifter om dig för att du ska kunna vara medlem.

Som medlem kommer dina personuppgifter att sparas och behandlas för vissa särskilda ändamål. De personuppgifter som vi behandlar om dig är namn, adress, telefonnummer och i vissa fall även personnummer, e-postadress, IP-nummer och bilder. Den personuppgiftsbehandling som utförs i samband med ditt medlemskap i Föreningen Trädet är laglig för att den är nödvändig för fullgörandet av medlemsvillkoren och för att Föreningen Trädet har ett berättigat intresse av att kunna behandla personuppgifterna för nedan angivna ändamål.

Behandling om personuppgifter som är att anse som känslig, exempelvis sådan personuppgiftsbehandling som gäller hälsa, utförs bara efter nödvändighet och med stöd i lag.

Ändamålen för att behandla dina personuppgifter är att upprätthålla en god registervård, att sköta medlemsadministrationen, skicka ut medlemsnyheter och marknadsföring. Vi kan också komma att behandla dina personuppgifter för statistiska ändamål. Ditt personnummer registreras eftersom det är viktigt att Föreningen Trädet ska kunna säkerställa medlemmarnas identitet. Dina personuppgifter kommer med nödvändighet att behandlas i Föreningen Trädet IT-system. Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till andra utvalda företag och organisationer som Föreningen Trädet samarbetar med för nödvändig behandling för Föreningen Trädets räkning. Vi kan exempelvis lämna ut dina adressuppgifter till Postnord för utskick av medlemsnyheter. Vid all hantering av dina personuppgifter iakttar vi säkerhet och sekretess.

Lagringstiden

Föreningen Trädet behandlar dina personuppgifter så länge du är medlem hos oss. Senast ett år efter det att ditt medlemskap upphör raderas dina personuppgifter. Föreningen Trädet kommer då endast att fortsätta lagra dem om det följer någon sådan skyldighet av lag.

Dina rättigheter

Du har rätt till insyn i hur dina personuppgifter behandlas. Det betyder att du kan begära att få tillgång till viss information om behandlingen. Du har även rätt att begära att få felaktiga personuppgifter ändrade, överflödig behandling begränsad, ogrundad behandling raderad och begära att få personuppgifter flyttade från vårt system till en annan aktör, s.k. dataportabilitet.

En begäran om något av det nämnda kan skickas till info@foreningen-tradet.se. Du har också rätt att vända dig till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten med eventuella klagomål om du är missnöjd med personuppgiftsbehandlingen, men vi hoppas såklart att du i första hand vänder dig till oss för frågor och begäranden kring vår personuppgiftsbehandling.

Genom att godkänna Föreningen Trädets medlemsvillkor bekräftar du att du mottagit denna information om personuppgiftsbehandling.

Om du inte önskar få marknadsföring från oss kan du när som helst kontakta oss på info@foreningen –tradet.se och begära att vi stoppar utskicken.

Vilken information samlar vi in?

Information som du ger till oss. Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, såsom när du anmäler dig till resor eller deltar i aktiviteter ordnade av oss, när din förening eller företag lämnat in uppgifter som underlag för anmälningar av olika slag. Detta kan vara:

Person- och kontaktinformation– namn, födelsedatum, personnummer, faktura- och leveransadress, e-postadress, mobiltelefonnummer, etc.
Betalningsinformation– fakturainformation.

Information vi samlar in om dig. När du använder våra tjänster, kan vi samla in följande information:

Person- och kontaktinformation– namn, födelsedatum, personnummer,
faktura- och leveransadress, e-postadress, mobiltelefonnummer, etc.

För företag och organisationer som vi fakturerar:

Information om varor/tjänster– detaljer angående de varor/tjänster du har köpt.
Historisk information– dina köp, betalningshistorik

Informationen du ger oss, såväl som information om varorna/tjänsterna och din finansiella information, är generellt sett nödvändig för att ingå ett avtalsförhållande med oss, medan den övriga informationen vi samlar in generellt sett är nödvändig för andra syften, såsom beskrivet nedan.

Vilka kan vi komma att dela din information till?

Föreningen Trädet kan komma att dela med sig av personuppgifter till andra parter så som kommun, försäkringsbolag, skola eller andra organisationer/myndigheter.

Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda tredje parter.

Vad vi INTE kommer att göra med din data. Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till tredje part om vi inte har ditt tillstånd att göra så.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar dina data endast så länge som det är nödvändigt för att utföra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig och så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider. När vi sparar dina data för andra syften än för våra kontraktuella åtaganden, t.ex. för att uppfylla krav på åtgärder mot penningtvätt, bokföring och regulatoriska kapitalkrav, sparar vi datan endast så länge som det är nödvändigt och/eller lagstadgat för respektive syfte.

Dina rättigheter till tillgång, rättelse och radering

Rätt att få tillgång till din data.Du kan begära en kopia av de uppgifter du skulle vilja veta och verifiera den information vi har om dig. Kopian är gratis att begära.
Rätt till rättelse.Du har rätt att korrigera felaktig eller icke-komplett information om dig själv.
Rätt att bli raderad (“rätten att bli bortglömd”).Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter för de fall då datan inte längre är nödvändig för det syfte den blev insamlad för. Det kan dock finnas legala skyldigheter för Föreningen Trädet som hindrar oss från att omedelbart radera delar av din data. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning, men också från konsumenträttslagstiftning. Vad vi då gör är att blockera den data som vi är skyldiga att spara, från att kunna användas till andra syften än att uppfylla sådana legala skyldigheter.

Kommunicera med dig. Föreningen Trädet kan också komma att använda dina data för att kommunicera relevant information gällande använda eller liknande tjänster och för att utföra medlemsnöjdhetsundersökningar gällande våra tjänster (t.ex. efter att du har kontaktat Föreningen Trädets reception ) via elektroniska kommunikationskanaler och via telefon. Om du inte vill motta sådan kommunikation, är du välkommen att e-posta till info@foreningen-tradet.se

Vad gör vi med din information?

Tillhandahåller, utför och förbättrar våra tjänster. All data används för att tillhandahålla, utföra och förbättra Föreningen Trädets tjänster. Föreningen Trädet behandlar personuppgifter för följande syften baserat på följande lagliga grunder:

Medlemsregister

Ändamål	Behandling som utförs	Kategori av Personuppgifter
Hantering av fakturor Försäkringsfrågor Statistiskt underlag	Fakturering Medlemsinformation	Namn Adress Födelsedata Telefonnummer E-postadress Kön
Delning: Vi kan komma att dela dina uppgifter med riksförbund, försäkrningsbolag, anslagsgivande myndigheter samt andra samarbetspartners i bidragsfrågor.
Laglig grund: Fullgörande av medlemsavtal. Denna insamling av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt föreningens stadgar. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig medlemskap.
Lagringsperiod: Uppgifterna lagras så länge medlemsskapet är aktivt. Vid avslutande av medlemskap raderas uppgifterna.

Tidsbegränsade aktiviteter

Ändamål	Behandling som utförs	Kategori av Personuppgifter
Säkerhetsaspekter Närvarostatistik Informationsgivande	Fakturering. Information om aktiviteten. Kontakter med vårdnadshavare till deltagande barn	Namn Adress Födelsedata Telefonnummer E-postadress Allergier Special kost Särskillda behov Anhörigs adress och telefonnr
Delning: Vi kan komma att dela dina uppgifter med riksförbund, försäkrningsbolag, anslagsgivande myndigheter samt andra samarbetspartners i bidragsfrågor.
Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera ditt deltagande i aktiviteten. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig deltagande i aktiviten.
Lagringsperiod: Uppgifterna lagras så länge aktiviteten är pågår (inklusive ev. utvärdering).

Exempel på tidsbegränsade aktiviteter: Fritisklubb, sommarkul, barndans och idrottsskola.

Tillfälliga aktiviteter

Ändamål	Behandling som utförs	Kategori av Personuppgifter
Säkerhetsaspekter Närvarostatistik Informationsgivande	Fakturering. Information om aktiviteten. Kontakter med anhöriga	Namn Adress Födelsedata Telefonnummer E-postadress Allergier Special kost
Delning: Kontaktuppgifter för deltagare och anhörig delas med Örebro kommun
Laglig grund: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera ditt deltagande i aktiviteten. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig deltagande i aktiviten.
Lagringsperiod: Uppgifterna lagras till aktiviteten avslutats (inklusive ev. utvärdering).

Exempel på tillfälliga aktiviteter: Resor och arrangemang.

Öppen verksamhet

Ändamål	Behandling som utförs	Kategori av Personuppgifter
Säkerhetsaspekter Närvarostatistik Informationsgivande	Fakturering. Information om aktiviteter Kontakter med anhöriga	Namn Adress Födelsedata Telefonnummer E-postadress Namn och telefonnr till anhörig
Delning: ingen delning
Laglig grund: Berättigat intresse, samtycke. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera ditt deltagande i aktiviteten. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig deltagande i aktiviteten.
Lagringsperiod: Uppgifterna lagras under två (2) verksamhetsår

Uthyrning

Ändamål	Behandling som utförs	Kategori av Personuppgifter
Säkerhet för egendom Identifiering av hyrestagare	Hyreskontrakt	Namn Adress Personnummer Telefonnummer
Delning: Ingen delning
Laglig grund: Berättigat intresse. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka uthyrning.
Lagringsperiod: Till hyresperioden är avslutat och hyrd utrustning/nyckel återlämnats.